Was versteht man unter Bürokommunikation?

Für die Bürokommunikation stehen in einer modernen Firma mehrere Geräte zur Verfügung, um schnell und passend die notwendigen Informationen austauschen zu können. Seit vielen Jahrzehnten ist das Telefon ein wichtiges Element bei der Bürokommunikation. Mit einem Anruf können innerhalb der Firma Gespräche geführt werden und auch mit externen Leuten sind verschiedene Probleme schnell geklärt. Besonders wichtig für eine Firma mit Kundenbindung ist eine gute Arbeit der Kundenhotline.

Das Faxgerät

Gleich neben dem Telefon ist als Bürokommunikation oft ein Faxgerät zu sehen. Auf diesem Weg können über das Telefonnetz Dokumente versendet werden. In einigen Fällen ist es erforderlich, dass eine Kopie zu den übrigen Unterlagen beigefügt werden muss. Über ein Faxgerät kann das Schriftstück schnell und komplikationslos versendet werden. Am anderen Ende der Leitung hält der Büromitarbeiter das Dokument nach wenigen Sekunden in den Händen. Für die Bürokommunikation ist dieses Gerät unverzichtbar.

Die E-Mail

Seit der Einführung der Computer erfolgt die Bürokommunikation auch per E-Mail. Auf diesem Weg werden Nachrichten versenden, wofür kein Papier notwendig ist. Viele große Firmen achten darauf, dass der Papierverbrauch nicht zu hoch wird. Auf diesem Weg können Informationen sehr preiswert online übermittelt werden und sind schneller beim Kunden, als wenn das Schreiben per Post gesendet wird. Diese Art der Bürokommunikation ist sehr wichtig, denn nicht jeder Bürger besitzt ein Faxgerät, doch viele Leute verfügen über einen eigenen PC.

Die SMS

Einige Firmen stellen ihren Außendienstmitarbeitern ein Handy zu Verfügung. Die Bürokommunikation kann über ein normales Telefongespräch erfolgen oder es wird eine SMS gesendet. Mit dieser Art der Kurznachrichten können Aufträge erteilt werden, ohne dass der Mitarbeiter selbst antworten muss.

Die Videokonferenz

Eine sehr moderne Art der Bürokommunikation ist die Videokonferenz. Zwei Personen sitzen vor ihrem Rechner, können sich über eine Kamera sehen und gleichzeitig miteinander sprechen. Bei Bedarf können auch Bilder oder Zeichnungen gezeigt werden, um dem Gesprächspartner gewisse Dinge besser zu verdeutlichen. Es können auch große Konferenzen über einen entsprechenden Bildschirm geführt werden, was den Vorteil hat, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig das Geschehen verfolgen können. Auf diesem Weg können sich die Geschäftsleute mit Partnern auf der anderen Seite der Erde unterhalten, als säßen alle Personen im gleichen Raum. Diese Art der Bürokommunikation nutzen zunehmend auch kleinere Firmen, um mit ihren Gesprächspartnern Verhandlungen durchzuführen.

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